Digitalisierung trifft soziale Verantwortung

Finnentrop. Die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung schreitet vielerorts voran Seit Oktober 2025 lässt das Sozialamt der Gemeinde Finnentrop seine Asylbewerberleistungs-„Sozialhilfe- und Wohngeldakten“ durch die Werthmann-Werkstätten digitalisieren. Das Projekt steht beispielhaft für eine moderne, effiziente Verwaltung und zugleich für gelebte Inklusion.

Verantwortet wird das Vorhaben bei der Gemeinde Finnentrop durch den Bereichsleiter Soziales und Schule, Dominik Trepels. Für ihn ist die Kooperation weit mehr als ein reines Digitalisierungsprojekt: „Auch in ihrer Erwerbstätigkeit eingeschränkte Menschen, die in Werkstätten arbeiten, gehören zu den leistungsberechtigten Kunden unseres Sozialamtes. Dieses Projekt ist daher ein gelungenes Beispiel für gelebte Teilhabe.“

Die Ausgangslage ist typisch für viele Kommunalverwaltungen: Über Jahre hinweg gewachsene Papieraktenbestände, komplexe Ablagestrukturen und steigende Anforderungen an Verfügbarkeit, Transparenz und Rechtssicherheit. Gerade im Sozialbereich, in dem sensible personenbezogene Daten verarbeitet werden, stoßen analoge Systeme zunehmend an ihre Grenzen.

Mit der Entscheidung zur Digitalisierung verfolgt die Gemeinde Finnentrop mehrere Ziele gleichzeitig. Neben der Reduzierung von Papierbeständen und Archivflächen geht es vor allem um schnellere Zugriffsmöglichkeiten, effizientere Bearbeitungsprozesse sowie eine nachhaltige und zukunftsfähige Verwaltungsstruktur.

Im Zentrum steht dabei die Zusammenarbeit mit der Abteilung „Digital Plus“ der Werthmann-Werkstätten. Diese übernimmt die strukturierte Erfassung, Digitalisierung und Archivierung der Aktenbestände. Die Prozesse erfolgen unter strengen datenschutzrechtlichen Vorgaben und gewährleisten eine revisionssichere Dokumentation.

Die Entscheidung für die Werthmann-Werkstätten fiel nicht zuletzt aufgrund ihrer nachgewiesenen Expertise im kommunalen Umfeld. So hat die Einrichtung bereits erfolgreich Digitalisierungsprojekte umgesetzt. Die Auftraggeber profitieren von standardisierten Prozessen, hoher Qualitätssicherung und einer engen Abstimmung während der Projektumsetzung.

Für die Gemeinde Finnentrop bedeutet dies ein hohes Maß an Planungssicherheit. „Die Zusammenarbeit ist geprägt von Professionalität, Verlässlichkeit und Flexibilität“, heißt es aus der Verwaltung. Gerade bei sensiblen Daten sei dies ein entscheidender Faktor.

Ein zentrales Alleinstellungsmerkmal des Projekts liegt in seiner sozialen Dimension. Die Abteilung „Digital Plus“ bietet Menschen mit psychischen Erkrankungen und hoher kognitiver Leistungsfähigkeit ein geschütztes Arbeitsumfeld, in dem sie anspruchsvolle Tätigkeiten im Bereich der Digitalisierung ausführen können.

Damit wird das Projekt zu einem konkreten Beispiel dafür, wie öffentliche Auftragsvergabe zur Förderung von Teilhabe beitragen kann. Die Gemeinde Finnentrop nutzt bewusst die Möglichkeit, wirtschaftliche Effizienz mit sozialem Mehrwert zu verbinden.

Die durch die Werthmann-Werkstätten digitalisierten Akten werden direkt in das System überführt und können dort medienbruchfrei weiterbearbeitet werden.

Die Gemeinde Finnentrop verfolgt dabei eine klare Strategie: Schritt für Schritt sollen weitere Bereiche in die digitale Aktenführung überführt werden. Perspektivisch ist vorgesehen, neue Dokumente ausschließlich digital zu erfassen und zu verwalten.

Die Einbindung von Werkstätten für Menschen mit Behinderung in anspruchsvolle Dienstleistungsprozesse eröffnet neue Perspektiven für eine inklusive Arbeitswelt.