Die E-Rechnung kommt - aber was ist das eigentlich?

Kreis Olpe. Jeder kennt Rechnungen als Dokumente, mit denen im täglichen Geschäftsverkehr Lieferungen und Leistungen abgerechnet werden, üblicherweise in Papierform, häufig aber auch in elektronischen Formaten (z.B als PDF, JPG etc.). Nach dem Beschluss des Wachstumschancengesetzes vom 27. März (BGBl. I 2024 Nr. 108) wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen (sog. B2B-Umsätze) in den nächsten Jahren schrittweise zur Pflicht.

Alle Unternehmer müssen bereits ab 1. Januar 2025 bereit sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und weiterzuverarbeiten (z.B. in der eigenen Buchhaltung).

Mit Einführung der E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 werden die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU (Europäische Norm EN 16931) umgesetzt. Das BMF hat am 15. Oktober das finale Schreiben zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG veröffentlicht (BMF, Schreiben vom 15. Oktober - III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007).

Im Rahmen der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission ist zusätzlich die Einführung eines elektronischen Meldesystems (Umsatzsteuer) geplant, das aus den Daten der E-Rechnung gespeist werden soll. In Vorbereitung auf das geplante Meldesystem wurde im ersten Schritt die E-Rechnung beschlossen.

Im nächsten Schritt sollen das nationale sowie das EU-weite Meldesystem auf den Weg gebracht werden. Der Zeitplan der EU sieht die Umsetzung des Meldesystems bis zum Jahr 2028 vor, mittlerweile ist allerdings eine Verschiebung auf 2030 bzw. 2032 in der Diskussion. Nach derzeitigem Stand ist der Start des deutschen Meldesystems nicht vor der Umsetzung der europäischen Lösung angedacht.

Was wird sich ändern und für wen?

Zunächst einmal muss man sich an neue Begriffsdefinitionen gewöhnen:

Ab 1. Januar 2025 wird nur noch zwischen elektronischen Rechnungen (in der Gesetzesbegründung auch als E-Rechnungen bezeichnet) und sonstigen Rechnungen unterschieden.

a) Die elektronische Rechnung

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist zukünftig eine Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten elektronischen Daten-Format im Sinne der europäischen Normenreihe EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht – eine Rechnung im PDF-Format sowie andere nicht nach der oben genannten Norm strukturierte Formate wie beispielsweise “.tif”, “.jpeg”, “.docx” eignen sich zwar für eine digitale, bildhafte Darstellung der Rechnung, erfüllen aber nicht die Anforderungen an die Weiterverarbeitung. Das strukturierte elektronische Daten-Format muss also verbindlich der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen (CEN-Norm EN 16931).

Da das Europäische Komitee für Normung keine konkreten Technologievorgaben für E-Rechnungen gemacht hat, ist das strukturierte elektronische Format der E-Rechnung also technologieoffen und kann im Prinzip individuell zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger vereinbart werden.

Ein bestimmter Übermittlungsweg ist ebenfalls nicht vorgeschrieben, allerdings hat das Bundesfinanzministerium bereits für zwei bestehende Formate, „ZUGFerD“ und „XRechnung“, die Konformität mit EN 16931 bescheinigt. Bei diesen Formaten handelt es sich um sogenannte hybride Rechnungsformate, die aus einem bildhaften (zum Beispiel pdf) und einem strukturierten (zum Beispiel xml) Dokumentenformat bestehen, maßgeblich im Sinne der Verarbeitung der E-Rechnung ist jeweils der strukturierte Teil.

Ein weiteres, bereits bestehendes Format zum Datenaustausch ist das sogenannte EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange).

b) Die sonstige Rechnung

Unter den Begriff der “sonstigen Rechnung” fallen zukünftig und wie bisher Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format (PDF, JPG, etc.) übermittelt werden.

c) Betroffener Personenkreis

Für Rechnungsaussteller (Unternehmer, auch private Vermieter mit Umsatzsteueroption) erfolgt die Einführung der E-Rechnung stufenweise ab 1. Januar. Allerdings müssen unternehmerische Rechnungsempfänger bereits ab diesem Datum Vorkehrungen zur Empfangsbereitschaft und Weiterverarbeitung der Daten vorhalten.

Ab wann gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung – stufenweise Einführung

Für Rechnungsaussteller im B2B-Bereich gilt Folgendes:

• Zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2026: Es dürfen für in diesem Zeitraum ausgeführte Umsätze weiterhin Papierrechnungen ausgestellt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben zulässig, allerdings muss der Rechnungsempfänger zustimmen.
• Vom 1. Januar 2027 bis zum 31. Dezember 2027 gilt: Vorjahresumsatz (Kalenderjahr)

<= 800.000 EUR: im Jahr 2027 weiterhin „Sonstige Rechnungen“ möglich (Zustimmung Empfänger)

> 800.000 EUR: keine Papierrechnungen mehr, EDI-Verfahren (Zustimmung Empfänger)

• ab 1. Januar 2028: zwingende Anwendung der E-Rechnung.

Rechnungsbestandteile und Ausnahmen von der E-Rechnung

a) Rechnungsbestandteile gemäß § 14 Absatz 4 UStG, wie bisher:

• der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers; die Angabe eines Postfachs ist ebenfalls erlaubt
• die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
• das Ausstellungsdatum
• eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstands der Lieferung oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
• den Zeitpunkt der Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder Teilentgelts bei Anzahlungsrechnungen
• das nach Steuersätzen bzw. Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen
• der Steuersatz und Steuerbetrag bzw. einen Hinweis auf eine etwaige Steuerbefreiung
• bei steuerpflichtigen Werklieferungen in Zusammenhang mit einem Grundstück an eine Privatperson der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
• der Begriff „Gutschrift“, wenn der Leistungsempfänger die Rechnung erstellt
• ggfs. Zusatzangaben bei bestimmten Umsätzen (§ 14a UStG)

b) Ausnahmen von der E-Rechnung

Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro inkl. USt), Fahrausweise und Rechnungen an Endverbraucher (B2C) sowie nicht innerdeutsche B2B-Umsätze sind nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen, es handelt sich somit um „Sonstige Rechnungen“.

Aufbewahrung von E-Rechnungen

In Bezug auf die Fristen der Aufbewahrung ändert sich durch die E-Rechnung nur wenig. So verbleibt nach derzeitiger Rechtslage weiterhin eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten sind wie bisher die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) zu beachten.

Wichtig: Die E-Rechnung ist im ursprünglichen, strukturierten elektronischen Daten-Format aufzubewahren, auch die Anforderungen an die Unveränderbarkeit müssen beim Speichern erfüllt sein.

Handlungsbedarf und Fazit

Die Erzeugung, die Übermittlung, der Empfang und die automatisierte Weiterverarbeitung des strukturierten Datensatzes erfordert entsprechende Softwarelösungen.

Für Unternehmen ergibt sich somit die Notwendigkeit sich frühzeitig um geeignete Software-Lösungen zu bemühen, die gegebenenfalls unabhängig von der Buchhaltung den Versand und Erhalt von E-Rechnungen erlauben.

Darüber hinaus empfiehlt sich die zeitnahe Kontaktaufnahme mit Kunden und Lieferanten zwecks Abstimmung der Datenformate.

Es ergeben sich somit folgende Handlungsempfehlungen:

1. Empfang von E-Rechnungen sicherstellen

Es ist ratsam, eine eigene E-Mail-Adresse einzurichten, die für den Empfang von E-Rechnungen genutzt wird (z.B. E-Rechnungen@firma.de) und diese rechtzeitig den Lieferanten bzw. Dienstleistern mitzuteilen.

2. Aufbewahrung von E-Rechnungen

E-Rechnungen müssen unveränderbar archiviert werden, um die neuen Anforderungen zur Aufbewahrung der E-Rechnungen sicherzustellen (GoBD-konforme Archivierung).