Neue Pflichten für den Arbeitgeber nach dem Nachweisgesetz

Verschärfte Regelungen für Arbeitsverträge seit 1. August


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Diplom-Betriebswirt Peter Vogelsang von Grafik: Sophia Poggel
Diplom-Betriebswirt Peter Vogelsang © Grafik: Sophia Poggel

Kreis Olpe. Gerade in kleinen und mittelgroßen Unternehmen gibt es häufig noch Arbeitsverhältnisse, die ohne einen schriftlichen Arbeitsvertrag geschlossen wurden. Seit 1. August 2022 sind die Regelungen des Nachweisgesetzes verschärft worden. Die Arbeitsvertragsbedingungen, die nach dem Nachweisgesetz schriftlich dokumentiert werden müssen, wurden erweitert.


Seit 28.7.1995 besteht die Verpflichtung des Arbeitgebers, die wesentlichen Inhalte des Arbeitsverhältnisses schriftlich zu dokumentieren. Diese Verpflichtung aus dem Nachweisgesetz hat bislang keine große praktische Bedeutung erlangt, da die Nichteinhaltung dieser Verpflichtung bisher sanktionslos ist.

Ein Nachteil der fehlenden schriftlichen Dokumentation von Arbeitsbedingungen ist jedoch, dass zu Lasten des Arbeitgebers eine Beweislastumkehr für die vereinbarten Arbeitsvertragsbedingungen erfolgen kann.

Neben den wesentlichen Arbeitsbedingungen muss künftig auch entweder das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer eines befristeten Arbeitsverhältnisses und - sofern eine solche vereinbart ist - die Dauer einer Probezeit ausdrücklich schriftlich festgehalten werden.

Symbolfoto von Pixabay.com
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Weiterhin müssen jeweils getrennt die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich etwaiger Zuschläge, Zulagen und Prämien sowie einschließlich etwaiger Sonderzahlungen angegeben werden. Das umfasst auch Art und Fälligkeit der Auszahlung. Ruhepausen und -zeiten sowie ein etwaiges Schichtensystem (bzw. der Schichtenrhythmus) und die Voraussetzungen für mögliche Schichtänderungen sind künftig ebenfalls schriftlich festzuhalten und somit nachzuweisen.

Darüber hinaus sind nun auch hinsichtlich einer Kündigung weitere Vorgaben einzuhalten. Bislang war vor allem der Hinweis auf die (beiderseits) einzuhaltende Kündigungsfrist wesentlich. Nun hat der Arbeitgeber mindestens auch die Informationen über das Schriftformerfordernis der Kündigung sowie die für die Parteien geltenden gesetzlichen, tarif- oder einzelvertraglichen Kündigungsfristen aufzunehmen.

Symbolfoto von Pixabay.com
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Im Fall einer Probezeit ist zudem die Länge der kürzeren Kündigungsfrist darzustellen. Der Arbeitnehmer ist weiterhin vom Arbeitgeber darauf hinzuweisen, dass er im Falle einer arbeitgeberseitigen Kündigung die dreiwöchige Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage gem. § 4 Kündigungsschutzgesetz einzuhalten hat. Allerdings hat der Gesetzgeber bereits klargestellt, dass ein falscher oder fehlender Hinweis nicht zur Unwirksamkeit einer arbeitgeberseitigen Kündigung führt.

Weitere Arbeitsbedingungen, die schriftlich dokumentiert werden müssen, sind:

  • Umfang des Anspruchs auf Teilnahme an den vom Arbeitgeber bereitgestellten Fortbildungen
  • die Möglichkeit zur Anordnung von Überstunden
  • Angaben zu einem Versorgungsträger im Rahmen von Zusagen auf Leistungen der betrieblichen Altersversorgung (sofern solche gewährt werden)


Auch Auslandstätigkeiten eines Arbeitnehmers sind künftig genau zu dokumentieren. Im Falle einer länger als vier aufeinanderfolgende Wochen dauernden Auslandstätigkeit des Arbeitnehmers muss der Arbeitgeber

  • das Land oder die Länder, in dem/denen die Arbeit geleistet werden soll
  • die geplante Dauer der Tätigkeit
  • sofern vereinbart, auch die mit dem Auslandsaufenthalt verbundenen Geld- und/oder Sachleistungen, insbesondere Entsendezulagen und zu erstattende Reise-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten, nachweisen


Gem. § 1 Satz 1 NachwG galt dieses bislang nicht für Aushilfen. Das ändert sich, es gilt künftig für alle Arbeitnehmer.

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Eine wichtige Änderung ist zudem, dass Verstöße gegen das Nachweisgesetz mit einem Bußgeld bis zu 2.000 Euro geahndet werden können. Wichtig ist, dass nur für Arbeitsverhältnisse, die ab 1. August 2022 geschlossen werden, die fehlende schriftliche Dokumentation mit einem Bußgeld geahndet werden kann.

Bei bis zu diesem Zeitpunkt schon bestehenden Arbeitsverhältnissen kann ein Bußgeld gegen den Arbeitgeber nur dann festgesetzt werden, wenn der Arbeitgeber dem Verlangen des Arbeitnehmers, die wichtigen Arbeitsbedingungen zu dokumentieren, nicht fristgemäß nachkommt. Auch nach der Neuerung des Nachweisgesetzes ist der Nachweis schriftlich mit Originalunterschrift des Arbeitgebers zu erbringen. Eine Flexibilisierung hinsichtlich der Form im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung hat der Gesetzgeber hier nicht vorgenommen.

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